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提高文字表述效率

提高文字表述效率

 

无论是基于人的阅读能力的局限性还是基于控制篇幅、提髙工作效率方面的考虑,提高表述效率、减少文字总量都是降低合同阅读难度和理解难度的有效措施。本着精益求精的原则去对待,好的合同同样可以成为艺术品,甚至达到“去之一分则太短,增之一分则太长”的境界。

 

提高文字表述效率的方法很多。无论交易双方是否在意合同的文字量,能以最少的文字表达最多的内容,既是工作质量的体现,也是文本水平的体现。文字少而精但实用价值不减,既节约了阅读的时间又降低了阅读的难度。而洋洋洒洒的不知所云、不得要领地绕来绕去,都是表述效率低下的体现。

 

篇幅过长的合同在任何时候都不受欢迎,甚至会由于客观条件的限制而无法使用。只有那些交易金额大、交易内容或程序复杂、履行期限长的合同,才迫不得已为了避免风险而采用复杂而又冗长的合同。在多数情况下,特别是在面对消费者的格式合同中,必须注意篇幅与内容的平衡,令合同篇幅能够被人接受。

 

例如,某电信企业的《入网协议》在起草阶段的最长篇幅曾经达到25000字,但考虑到大量使用时的印刷成本,以及办理手续时的便利程度和消费者在消费时的阅读习惯,其最后版本的篇幅被控制在5000字以内,印刷在一页A4纸上。如果该《入网协议》采用十几页的篇幅,无论是受理入网时的工作效率还是印刷成本,乃至消费者的阅读习惯,都会无法接受。

 

变换表述思路

 

某些合同存在局部条款篇幅过大或过于精细而同其他条款不协调的情况。对于篇幅过大的局部条款,一般可以按主题将其分解为不同的条款。而对于过于精细的条款,则可以根据其究竟有无实际意义而进行调整、压缩甚至删减。这些手段都可以提高表述的效率。

 

在一份简单的担保合同中,其“鉴于”条款占据了近40%的合同篇幅,而正文部分又有许多重复。对于此类合同,与其将其他条款也复杂化,还不如以三言两语替代“鉴于”条款,既能保证原有功能又使整体得到均衡。而某些以主观标准判断质量的工作,与其花费大量篇幅去描述质量标准,还不如简单地直接规定以委托人的满意为标准。

 

2.调整句式

 

调整表述的句式可以压缩整句的文字量,积少成多就可缩短合同篇幅。这一方法尤其适合消费类合同或表单,因为这类合同或表单需要文字量尽可能少,但有价值的约定又必不可少。因此,只有最具价值的文字才能留下,要以最少的文字界定关键的权利义务,逐字逐句挤出篇幅的空间。

 

调整句式是以“等值替换”的方式压缩文字总量。例如“交货日期为2004年12月底”,用了14个字,如果改用简洁的状语加谓语的表述方式替换,则为“2004年12月底交付”。虽然只缩减了3个字,但从比例上却比原句节省了超过的文字量,全篇调整则压缩的篇幅非常可观。

又如“对甲方的及时履行产生严重影响的”共用了15个字,而改为“严重影响甲方及时履行的”则只用了11个字,节省文字量达1/4以上。

 

3.调整列举方式

 

列举有正列举和反列举之分。正列举是以列举法将某一条款项下的权利义务或某项工作的前提等一一加以列举,而反列举则是以排除法列举需要排除的情况,未被列举的事项才是需要确定的权利义务或前提。正列举能够确保事项明确、便于理解和执行,但列举比较烦琐和累人;反列举则排除事项较少、适用范围广,但有时无从发现规律或仿效通常的做法。

列举可以通过集中表述的方法提髙表述效率,减少文字量。例如,项目管理人的过错责任,以正列举的方式表述时的局部条款为:

……特别是由于下列原因造成的,均视为项目管理人违约:

项目管理人在服务过程中直接下达错误指令或提供了错误的建议或咨询结论,从而对建设方的决策造成不利影响;

 

项目管理人的行为违背合同约定或违反其应有的职业操守,损害或影响建设方的利益;

 

项目管理人所下达的命令或提供的建议、咨询结论,以及项目管理人职责范围内的其他作为或不作为行为侵犯合同以外第三方合法权益的。

 

如果用反列举的排除法,则可以缩短篇幅、扩大适用范围,其条款为:

……除由于下列原因者外,均视为项目管理人违约:

项目管理人依照行业管理法律强制性规定所从事的行为;

在合同约定范围内合理行使职权,且程序符合约定的行为;

已经明确告知了不利的法律后果,建设方仍决定实施的行为。

以上两种表述方式的内容相差不多,但思路、文字量差距较大,尤其是反列举的适用范围比正列举的还要广泛。但反列举所用的排除法并不总是奏效,需要在实际应用中通过比较来确定。

 

除了用列举的方式,使用概括的方法描述合同事项有时也可节省篇幅。由于概括是对事物所作的本质性抽象描述,更为接近事物的本质,所用篇幅也更小。例如,前述正、反列举的内容,如果用概括的方式加以描述,则可以是文字量更少的“除项目管理人依据法律规定、本合同约定,以及项目管理人已明确告知不利后果而建设方仍旧决定实施的情况外,项目管理人对其错误指令、建议或咨询结论,以及违反职业操守、损害其他方利益等行为的后果负责。

 

4.共用句子成分

 

当句子中有多个相同的主语时,可以通过共用一个主语的方式避免主语的重复,减少文字量。当某一句子成分在复句中多次出现时,也同样可以采取调整语句的方法使复句的各个组成部分共用同一句子成分,从而节省文字量。

 

5.减少低效重复

 

合同文本中的低效重复,是指某些内容或表述反复出现但又并不具有法律意义。这种低效重复属于表述方式的缺陷,合同越是复杂这类缺陷越容易出现。为了保证前后表述的一致性,某些合同条款不得不引用大段的其他条款内容或某一特定的冗长词组,从而导致被引用内容的多次低效重复。这种表述不仅会占用宝贵的篇幅,一旦引用过程中出现不一致现象,还有可能产生权利义务约定上的冲突并带来不利后果。除非是用于强调内容,否则应当避免这类重复。

较为妥善的办法是,先识别或“制造”出一个关键词,其他条款只要简单地引用这一关键词即可,避免低效重复。如果该关键词过长或者太不明显,可以在适当的解释后注明其简称,并在后续的条款中引用该简称,以减少不必要的重复。这个被引用的关键词,在合同中必须是有特定的词义、有唯一的解释,那些过于“通用”而且无法明确其内涵、外延或具体指代的措辞,则不宜设定为关键词。采用这种方法可以有效压缩整体文字量,而且使版面得以简化。

例如,某合同中规定了代理商不得从事“超出合同约定的地域范围销售产品的行为”,并将这种行为定义为“串货行为”。如果合同其他条款要提及“超出合同约定的地域范围销售产品的行为”,只需提及“串货行为”即可。如果“串货行为”分为多种,则可进一步定义为“A类串货行为”、“B类串货行为”,以便于在合同条款中引用。

另外,引用关键词的方式要优于引用整个条款。如果合同中出现了一句“乙方违反本合同第X条约定的,甲方有权……”这样的表述方式等于让读者回头去核对那一条款是什么,然后再回头看下去。如果这一条的表述方式为“乙方违反本合同约定具有串货行为的,甲方有权……”则阅读时不必回头再看该条款约定的是什么内容。当然,较为完整的约定最好是“乙方违反本合同第X条的约定具有串货行为的,甲方有权……”这样不仅便于阅读也便于查找。

还有一些低效重复更为业余,必须杜绝。例如,某合同身份栏的内容如下:

甲方:XXXX房地产开发有限公司(以下简称“甲方”)

乙方:XXXX塑钢门窗制造有限责任公司(以下简称“乙方”)

因为“甲方”、“乙方”在冒号前已经明确,后面的注释便属于毫无意义的重复,括号中的注释及括号完全应该去掉。

除了上述情况外,合同中的某些低效重复或内容重叠还与合同的结构安排或整体秩序有关。如果将本该集中表述的内容分散到了多个不同的条款,就非常容易扰乱合同条款的秩序并导致条款的遗漏或冲突。要避免这些问题,需要从结构设计、模块化等方面入手。

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